„Mit digitalen Systemen kann ich wesentlich korrekter arbeiten.“
Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern ist der Schlüssel zu einfacheren, besseren und günstigeren Prozessen. Wie man digitale Systeme in gastronomischen Betrieben erfolgreich einsetzt, welche Vorteile man sich damit aufbaut und wie Keros Consult seine Kunden unterstützt, sich zu digitalisieren, erklärt uns der kaufmännische Leiter Thorsten Schumacher.

Digitalisierung – Schlüssel zu einfacheren, besseren und günstigeren Prozessen
Herr Schumacher, wo steht die Branche zurzeit, was das Thema Digitalisierung betrifft? In den Betrieben, an die wir uns mit Keros Consult richten – solche, die in Eigenregie arbeiten und in denen kein Caterer die Tätigkeit übernimmt – finden wir, was die Digitalisierung betrifft, eine durchaus volatile Landschaft vor. Im Care-Bereich gibt es sehr professionell aufgestellte Krankenhausketten. Bei einem kleinen Krankenhaus ist es schon ambivalenter. Wir beraten aber auch kleine Pflegeeinrichtungen, die noch über gar kein digitales System verfügen. In unserem Geschäftsfeld Business und Industry ist es ebenfalls sehr verschieden: Da gibt es Kantinen in großen Betriebsgebäuden, die mit digitaler Warenwirtschaft arbeiten, aber ebenso den kleinen Kiosk für Mitarbeiter, der gerade einmal eine Kasse hat.
Wie unterstützt Keros Consult darin, die Prozesse zu digitalisieren? Wir schauen uns zunächst zwei Tage lang in den Betrieben alles genau an: die Warenflüsse, das Personalmanagement, den Grad der Nachhaltigkeit und vieles mehr. Wir erfassen die Prozesse und präsentieren den Kunden im Anschluss Alternativen und Verbesserungsmöglichkeiten – ob im Einkauf, beim Energiesparen oder auch durch die Verwendung einer neuen Software.
Einkaufsprozesse lassen sich digital gut optimieren
Wie ist es zum Beispiel beim Einkauf: kommt es hier noch vor, dass Unternehmen diesen telefonisch oder per Mail gestalten? Es ist tatsächlich oft noch so, dass telefonisch, per Mail oder gar per Fax bestellt wird. Was natürlich viele Nachteile hat: Ich habe dann kein Controlling und weiß letztlich nicht, ob das Bestellte ankommt. Ich habe auch keinen Lieferscheinabgleich, mir fehlt der Preisvergleich, habe weder Vor- noch Nachkalkulation. Mit einer Warenwirtschafts-Software hingegen habe ich durchgängige Prozesse von A bis Z.

Keros hat mit DigiSupply ja sogar eine eigene Software für Warenwirtschaft entwickelt. Wie ging dies vonstatten? Wir haben gemeinsam mit vielen operativ Tätigen wie Betriebsleitern und Küchenleitern ein halbes Jahr lang Prozesse erarbeitet und dann basierend auf diesen DigiSupply entwickelt, die diese Prozesse abbildet. Alle Lieferanten sind in dieser komplett automatisch angebunden. Als Nutzer sehe ich somit, welche Produkte verfügbar sind, kenne die Preise und erhalte digitale Lieferscheine. Es werden Menüpläne angelegt – in der Regel haben die Betriebe rollierende Wochenpläne für sechs Wochen – und letztlich muss die bestellende Person nur noch die voraussichtlichen Verkaufsmengen eintragen. Das ist ein großer Vorteil, denn so muss sie nicht mehr ins Lager laufen und nachschauen, weil sie den Warenbestand im System sieht. Es müssen auch keine stetig neuen Einzelbestellungen der jeweiligen Artikel ausgelöst werden, die Bestellungen ergeben sich vollautomatisch aus den hinterlegten Rezepturen.
Können Sie uns kurz erklären, wie das funktioniert? Nehmen wir an, eine Rezeptur besteht aus 20 Bestandteilen. Die gehen zu zehn verschiedenen Lieferanten. Würde ich telefonisch bestellen, dann müsste ich mir genau überlegen, wie viele Eier, wie viel Milch und Mehl ich beispielsweise benötige. Das brauche ich nicht zu tun, wenn ich die Rezepturen angelegt habe und die Artikel dahinter im System angebunden sind. Nur meine Mengen brauche ich dann noch. Und hierfür wird demnächst eine Künstliche Intelligenz auf Basis von Erfahrungswerten, der Wettervorhersage etc. einen Bestellvorschlag machen.
Es wird also deutlich vereinfacht. Ja, und es wird auch viel genauer: Zum einen gibt es eine Vorkalkulation auf Basis der Bestellung und im Nachhinein lässt sich auch eine Nachkalkulation durchführen. Wie viele Essen habe ich verkauft? Diese Information kommt von der Kasse, die ans System angeschlossen ist. Nun muss ich nur noch angeben, wie viel Lebensmittelabfall ich erzeugt habe, weil zum Beispiel überproduziert wurde (und dies misst und reduziert eine weitere KI – mehr dazu hier. So erhalte ich mein Betriebsergebnis und sehe, was ich heute erwirtschaftet habe, in dieser Woche, in diesem Monat.
Erfordern digitale Prozesse, dass sich alle Mitarbeitenden dahinter versammeln, also niemand ausschert und dann doch wieder jemand per Telefon bestellt? Definitiv, es müssen sich alle anschließen. Dafür gibt es Genehmigungsprozesse, die in unserer Software hinterlegt werden können. Nehmen wir an, jemand im Betrieb möchte einen Artikel verwenden, der nicht im Portfolio ist. Er oder sie kann dann über das System einen Workflow anregen: „Ich hätte gerne den Artikel X von Händler Y“. Die Produktentwicklung wird informiert und falls sie den Artikel genehmigt, geht der Prozess innerhalb der Software weiter zum Zentraleinkauf, der den Artikel verhandelt und schließlich erhält der Mitarbeitende, der ihn verwenden möchte, die Information: Der Artikel ist jetzt verfügbar.
Mitarbeitende sind ja oft sehr unterschiedlich gegenüber Veränderungen eingestellt. Manche erkennen die Vorteile sofort, die sie dadurch haben. Andere würden lieber weiter so machen wie bisher. Wie geht man damit um? Für die Anwender wie Betriebsleiter, Küchenleiter oder Besteller ist es am wichtigsten, effizient zu arbeiten – und ja, man erlebt dabei mitunter erst einmal eine ablehnende Haltung. Man überzeugt Skeptiker, indem man ihnen das System vorführt. Wir zeigen den Mitarbeitenden die einzelnen Schritte und zeigen, wie die Abläufe für sie dadurch einfacher werden. Ein Vorteil von uns ist, dass wir meines Wissens nach die Einzigen sind, die die Software komplett für ihre Kunden aufbauen.
Wie sieht das im Detail aus? Wir hinterlegen die Artikel und einen Pool von 9.000 Rezepturen, binden die Lieferanten an, hinterlegen auch Bestelllisten für zum Beispiel Verpackungen oder Reinigungsmittel, gegebenenfalls Verkaufslisten mit entsprechenden Etikettierungen, außerdem rollierende Menüpläne zum Aushängen, auf Wunsch mit Kundenlogo und vieles mehr. Wir trainieren und begleiten die Kunden, bis sich diese vollends sicher fühlen. So können sie die Software von jetzt auf gleich verwenden. Es gibt kein großes zeitliches Anfangsinvest, um eine Software zu implementieren. Das nimmt in einem mittleren Betrieb sonst locker drei bis sechs Monate in Anspruch. Und die Geschäftsführung oder Einkaufsleitung überzeugen wir, neben einer besseren Kontrolle durch geplante Genehmigungsprozesse und einem duchgängigen Reporting, auch mit optimierten Einkaufskonditionen. Unsere Erfahrungen zeigen, dass wir durchschnittlich von einer Preiseinsparung in Höhe von 5 Prozent ausgehen können, die wir an die Kunden weiterreichen.
Nachhaltigkeit ist ein wichtiges Thema geworden. Unterstützt Digitalisierung hierbei und wenn ja, wie? Da sind zum einen die Lebensmittelabfälle, die wir durch eine ins Warenwirtschaftssystem integrierte KI-Prognose verringern. Es handelt sich um ein selbstlernendes System, das immer besser wird. Zum anderen wird einem durch die Vor- und Nachkalkulation vor Augen geführt, wie viel unter Umständen zu viel produziert wird oder ob entgegen geplanter Rezepturen zu große Portionen ausgegeben werden. Darüber hinaus weisen wir auch den CO2- und Wasserverbrauch aus. Das fördert ebenfalls die Nachhaltigkeit, weil es transparent macht, welchen Aufwand es braucht, um ein 200-Gramm-Steak herzustellen.
Sodass der Gast oder Mitarbeitende sich eventuell für ein anderes, klimafreundlicheres Gericht entscheidet. Richtig. Übrigens bieten wir mit DigiSupply für die Gäste auch eine eigene App an, mit der sie das Angebot des Tages sehen, vorbestellen und Plätze reservieren können. Digitales Bezahlen ist ebenfalls möglich.
Ein Ausblick zum Schluss: Wie wird sich die Digitalisierung in der Branche weiterentwickeln? Wir stehen vor drei großen Herausforderungen: Erstens der Nachhaltigkeit, die – auch in Ausschreibungen – immer wesentlicher wird. Man muss darstellen können, wie man arbeitet und was man verbraucht – und das geht mit digitalen Systemen. Zweitens der Versorgungssicherheit: Durch Corona haben wir gelernt, dass zuvor immer volle Regale, immer bestellbare Artikel, passé sind. Die Versorgung hat sich verschlechtert und wird wohl noch schlechter werden. Lieferanten informieren ihre Kunden schon jetzt immer öfter, dass sie nicht mehr sicherstellen können, mit den gelisteten Artikeln stets lieferfähig zu sein. Betriebsleiter müssen daher etwas weiter im Voraus planen und ihre Lagerkapazitäten eventuell erhöhen. Just in time, über Jahrzehnte das Maß der Dinge, wird wahrscheinlich seltener. Mit entsprechender Software lässt sich wesentlich besser im Voraus planen.
Und die dritte Herausforderung? Das ist natürlich die enorme Preissteigerung im Lebensmittelbereich. Dementsprechend ist ein System, das einen Überblick und Transparenz bezüglich der eingesetzten Warenkosten bzw. Verkaufserträge bietet, von großem Vorteil. Zudem wählt unser System automatisch immer den derzeit günstigsten Artikel von den zugeordneten Lieferanten. DigiSupply verwendet sogenannte Grundprodukte, beispielsweise sind dem Grundprodukt Milch, 1l, 3,5% Fettanteil, fünf Auswahlmöglichkeiten bei drei Lieferanten zugeordnet. Wird über den Menüplan und den zugeordneten Rezepturen das genannte Grundprodukt geordert, so wird vollautomatisch der zum Bestellzeitpunkt günstigste Artikel ausgewählt – außer, der Kunde legt eine andere Bestellreihenfolge fest. In Zeiten, in denen der Preis eine zentrale Rolle spielt, kann diese Auswahlmöglichkeit ein entscheidender Faktor sein.
Vielen Dank, Herr Schumacher.
Mehr Informationen zum den digitalen Systemen von Keros finden Sie hier.